Procedure for foreningens medlemsadministration og medlemskontakt

Formål og anvendelsesområde

Med denne procedure fastlægger Eurolab Danmark, hvorledes oplysninger om foreningens medlemmer og tilknyttede medarbejdere administreres, anvendes og sikres mod misbrug i henhold til persondataforordningen.

Ansvar

Foreningens bestyrelse er ansvarlig for efterlevelse af alle regler og retningslinjer i denne procedure.

Etablering og lagring af medlemsoplysninger

Eurolab Danmark har etableret, lagret og vedligeholder en medlemsliste over samtlige medlemmer af foreningen.

Derudover har foreningen etableret, lagret og vedligeholder en liste over de medarbejdere hos de enkelte medlemmer, som får tilsendt informationer fra foreningen.

Disse oversigter er registreret og lagret i et kommercielt program "ForeningLet".

Foreningen har indgået en databehandleraftale med denne leverandør.

Registrerede oplysninger

I medlemslisten er der registreret følgende oplysninger om de enkelte medlemsvirksomheder:

• Navn på virksomheden og evt. afdeling i virksomheden.
• Adresse, telefonnummer samt mailadresse til fakturering.
• EAN nummer for offentlige virksomheder.

I medlemslisten er der registreret følgende oplysninger om de enkelte tilknyttede medarbejdere hos medlemmerne, som får tilsendt informationer fra foreningen:

• Navn.
• Adressen på den virksomhed de er tilknyttet.
• Telefonnummer og mail adresse.
• Hvilke af foreningens aktiviteter personen ønsker at være tilknyttet og ønsker tilsendt informationer og nyheder om.
• Om personen varetager specielle funktioner i foreningen.

Nye medlemmer tilmelder sig foreningen ved udfyldelse af en tilmeldingsformular eller ved at kontakte foreningen pr. mail og anføre ovennævnte oplysninger samt hvilke medarbejdere hos medlemsvirksomheden, der ønsker at få tilsendt informationer fra foreningen.

Medlemmerne samt de tilknyttede medarbejder tilmelder sig foreningens aktiviteter pr. mail med anførelse af navn og medlemsvirksomhed samt hvilken aktivitet de ønsker at deltage i.

Medlemmerne samt de tilknyttede medarbejdere kan tilgå de oplysninger, som foreningen har registreret om den enkelte, idet alle har fået tilsendt brugernavn og adgangskode til foreningens medlemssystem "ForeningLet". Denne tilgang til medlemssiden foretages fra foeningens hjemmeside www.eurolabdanmark.dk

Ajourføring

Ovennævnte lister ajourføres løbende i forbindelse med henvendelser fra medlemmerne.

Ved udmeldelse af foreningen bevares oplysningerne om medlemmerne samt de tilknyttede medarbejder indtil det pågældende regnskabsår er afsluttet og regnskabet er godkendt på foreningens generalforsamling. Herefter slettes disse oplysninger.

Hvis en medarbejder tilknyttet et medlem over for foreningen tilkendegiver, at vedkommende ikke længere ønsker at være registreret hos foreningen, slettes oplysningerne om denne person straks. Samtidig elimineres denne persons adgang til foreningens medlemsside.

Anvendelse af oplysningerne i medlemslisten

De registrerede oplysninger om medlemmerne samt de tilknyttede medarbejdere anvendes udelukkende til følgende formål:

• Udsendelse af:
  • Indbydelse til arrangementer og møder i foreningens regi.
  • Informationer som har relevans i forhold til de aktiviteter og emner, vedkommende ønsker informationer og nyheder om.
  • Faktura til medlemsvirksomheden.

Al kommunikation til medlemmerne sker gennem foreningsmodulet "ForeningLet".

• Ajourføring af liste over medlemsvirksomhederne med anførelse af navnet på virksomheden. Denne liste ligger offentlig tilgængelig på foreningens hjemmeside.

Beskyttelse af oplysninger om medlemsvirksomheder samt tilknyttede medarbejdere

Det er kun foreningens sekretær, der har adgang til at redigere oplysningerne i medlemslisterne.

Den til enhver tid siddende bestyrelse har læseadgang til oplysningerne i medlemslisterne.

Alle medlemmer og de tilknyttede medarbejdere har læseadgang til deres egne oplysninger.

Alle kan til enhver tid enten selv tilgå de oplysninger, som foreningen har registreret om dem selv, eller anmode foreningens sekretær om en oversigt over disse oplysninger.

Alle kan til enhver tid henvende sig til foreningens sekretær og bede om at få slette de oplysninger, der er registrerede om den pågældende.

Foreningen videregiver aldrig oplysninger til trediepart.